Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide

Privacy

Algemeen

Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document;
  • verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van dit document, of in algemenere zin, vragen heeft kun je contact opnemen via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van gegevens van leden

Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide registreert de volgende persoonsgegevens van haar leden:

  • Naam, Voorletters, Tussenvoegsels, Titels, Adres, Woonplaats, Postcode, Provincie, Land. Geboorte datum, geslacht, overlijdens datum.
  • Wie is lid van welke geleding (korps, jeugd fanfare, leerlingen, percussiegroep, erebestuur, damescomité, evenementen)
  • Wie speelt welk instrument
  • Telefoonnummers, Email adressen
  • IBAN

Naast de bovenstaande persoonsgegevens wordt door Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide van haar leden de volgende informatie bijgehouden en vastgelegd:

  • Ingangs- en einddatum lidmaatschap
  • Ingangsdatum toetreding orkest
  • In bezit van verenigingsuniform (j/n)

De bovenstaande persoonsgegevens van leden worden door Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden waaronder het innen van contributies/lesgelden
  • Het aanvragen van gemeentelijke subsidie
  • Deelname aan concourswedstrijden
  • Het aanvragen van insignes bij muziekbonden wegens jubilea
  • Verspreiding van verenigingsnieuws

Door Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide kan foto- of filmmateriaal van de leden gebruikt worden voor publicaties om de vereniging onder de aandacht te brengen. Hiertoe wordt alleen foto- of filmmateriaal gebruikt van aan de muziekvereniging gekoppelde activiteiten.

Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide verwerkt geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, religie, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens wanneer leden daarvoor toestemming hebben gegeven. Dit doen leden middels ondertekening van de toestemmingsverklaring. Voor minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) wordt deze verklaring ondertekend door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Voor de registratie van persoonsgegevens van leden wordt door Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide gebruik gemaakt van de digitale ledentool van de Limburgse Bond van Muziekgezelschappen (LBM). Ten behoeve van eerder genoemde doeleinden kunnen hiervan afgeleide ledenoverzichten worden opgesteld (Excel, Word). Daarnaast zijn persoonsgegevens van leden opgeslagen in de Gmailcontacten van de vereniging.

De secretaris, als functionaris gegevensbescherming, de penningmeester, de beheerders van de ledenadministratie en de leerlingenadministratie en de redacteur van het verenigingsblad verwerken of gebruiken persoonsgegevens van leden ten behoeve van hierboven aangegeven doeleinden.

Verwerking van persoonsgegevens van bestuursleden

Voor bestuursleden worden door Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide dezelfde gegevens geregistreerd als voor leden.

Voor in- en uitschrijving in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel vraagt Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide aan bestuursleden aanvullend de volgende persoonsgegevens:

  • Geboorteplaats;
  • BSN-nummer;
  • Kopie paspoort of identiteitsbewijs

Grondslag voor deze gegevensverwerking is de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

Persoonsgegevens van bestuursleden worden uitsluitend door de secretaris, als functionaris gegevensbescherming, verwerkt.

Verwerking van persoonsgegevens van dirigenten en docenten

Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide registreert de volgende persoonsgegevens van dirigenten en docenten:

  • Voor- en achternaam;
  • Adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats);
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • IBAN-nummer
  • Ingangsdatum en einddatum overeenkomst

Door Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide kan foto- of filmmateriaal van dirigenten en docenten gebruikt worden voor publicaties om de vereniging onder de aandacht te brengen. Hiertoe wordt alleen foto- of filmmateriaal gebruikt van aan de muziekvereniging gekoppelde activiteiten.

Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide verwerkt van dirigenten en docenten geen bijzondere gevoelige persoonsgegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, religie, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Persoonsgegevens van dirigenten en docenten die in opdracht van de vereniging werken worden door Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide verwerkt ten behoeve het uitvoering geven aan de overeenkomst van opdracht. Deze overeenkomst is tevens grondslag voor de bovengenoemde gegevensverwerking.

De secretaris, als functionaris gegevensbescherming, de penningmeester, en de redacteur van de Nieuwsbrief verwerken of gebruiken persoonsgegevens van dirigenten en docenten.

Persoonsgegevens van dirigenten en docenten zijn opgeslagen in de Gmail-contacten van de gmail

Beveiliging van gegevens

Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide heeft passende maatregelen genomen om persoonsgegevens van leden, bestuursleden, dirigenten en docenten te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Verwerkers van persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding van informatie. Het is hen dan ook verboden op enigerlei wijze aan derden direct of indirect, in welke vorm dan ook, de geregistreerde persoonsgegevens van leden beschikbaar te stellen wanneer dit niet bijdraagt tot de eerdergenoemde doelstellingen;
  • Met de Limburgse Bond van Muziekgezelschappen (LBM en LBT) is als leverancier en beheerder van de digitale ledentool een verwerkingsovereenkomst opgesteld, waarin eisen worden gesteld aan de door de LBM te nemen beveiligingsmaatregelen;
  • Buiten de aangegeven doelstellingen worden persoonsgegevens nooit aan derden verstrekt tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
  • Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn en archivering van gegevens

De persoonsgegevens worden door Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide opgeslagen ten behoeve van hiervoor genoemde verwerking(en) gedurende het actieve lidmaatschap, de overeenkomst van opdracht of sponsorovereenkomst. Na beëindiging hiervan worden de gegevens gearchiveerd en niet meer gebruikt voor enige gegevensverwerkingen.

Jouw rechten omtrent jouw eigen gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben.

Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide.

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Je hebt altijd het recht om de toestemming die je hebt verleend, om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken, in te trekken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover eerst contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Contactgegevens

Als je naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op:

Fanfare Eendracht Nieuwenhagerheide
Ravetsmaar 11
6373 AK Landgraaf
secretaris@fanfare-eendracht.nl